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如何让年中总结内容出彩

作者:任康磊的空间 > 博客 来源:网络 浏览数:1613 发布时间:2019-06-20 16:32:06

文丨任康磊


转眼间2019年已经过去了一半,又到了半年总结的时间,然而属于职能部门的HR却常常为总结发愁:说数据,鸡毛蒜皮难量化;说功绩,无凭无据难说起;说战略,虚无缥缈难落地……最后,只好拿出去年的模板,更改一下数据上交,不求出彩,但求无过。其实想要做好工作总结并不容易,特别是半年总结,有着承上启下的作用,要想出彩必须掌握正确的思路和技巧。半年总结正确的打开方式,HR该如何出色完成呢?


 首先问你个问题,为什么要做总结?


我想每个人的回答都不一样。

有人说,做总结是为了让领导知道我都做了多少事,看到我的成绩?这是邀功论。

有人说,做总结是为了让我自己知道我的不足,及时改进,提高能力?这是成长论。


我认为,这两类观点都不对,为什么不对呢?因为这些观点都是从“我”的视角出发,太自我了。一个总是以自我为中心的人,很难做出一份能够得到别人认可的总结报告。


你有没有想过,你的直属上级,你的领导,公司的老板,他们让你做总结的目的到底是什么?他们期望你的总结能给他们带来什么?


从老板的角度来说,他其实最希望看到的是,是公司现在还有哪些问题,还有哪些可以提高的地方。如果这些问题得到改善,公司的价值还能够提升多少。


所以,你会发现很多人把总结的重点放在PPT做得多好看,EXCEL做得多好看,报告写得多全面,但是最后还是挨批;但是有的人PPT做的很烂,整个PPT都是一些简单的文字,内容看起来很朴实,但领导却说这个总结做得非常好。为什么会这样?原因就在这。

所以,正确做总结的心法是什么呢?是价值论,一切围绕价值来说事。

不知道大家有没有看过这样的总结报告,先是一段“叙事作文”,这种作文有的图文并茂,有的写着写着就开始声泪俱下。在这段叙事作文后面,通常都是类似这样的总结性的话“凭借着顽强的毅力,通过艰难的努力,我们终于给公司交上了一份满意的答卷”或者“经过我们夜以继日的劳作,终于保证了全年培训工作的顺利运行”。


这种报告不叫总结报告,这就是那种管理比较差的公司开大会的时候领导的发言稿。这种稿子的套路就是这一年我们付出了很大的努力,大家都非常辛苦,虽然我们遇到了很多的困难,但是我们都勇敢的克服,最后我们取到了良好的成绩,但是我们也有不足,不过既然我们清醒的认识到了不足,我们就要做出改变,相信我们明年一定会更好的。


整篇报告基本上没有数据,没有意义,全是一些模糊的形容词。我不知道你听到过多少次这类领导的讲话,我平时是经常听到一些领导讲话的时候,都是按照这个套路来讲话的。如果你的总结不想打混混过去,如果你想让自己的总结让别人眼前一亮的话,你可千万别再用这种套路。


正确做总结的套路是什么?可以分成三部分,

1.总结事实,这部分要用量化的数据,说明当前的事实是什么情况。

2.进行分析,就是通过对这些数据做出分析,查找出我们当前的问题。

3.得出结论,就是根据我们整个分析的过程,得出一个结论。


什么叫事实,其实很多人是不清楚的。比较容易和事实搞混的概念是观点。

什么叫观点,就是这事情是你个人以为的,而不是事实。


比如,今天天气很冷,这就是个观点;今天18摄氏度,这个才是个事实。

比较常见的,是把事实和观点搞混的,比如,我们在工作中经常会听到的:这个工作很难,这个事很容易,这个项目很长,这个工作量很大,这个内容很多,这个时间很久,这个人很好。这些我们经常会听到的一些总结报告其实都是在讲观点,而不是事实。


这类的话我们平时茶余饭后聊天八卦是没有问题的,但是在商业世界里面,在职场上,我们总结一定是要体现出自己的专业性的。我们是以一个专业的态度在工作,而不是模棱两可、差不多。


基层、中层和高层总结的落脚点是不一样的。高层的总结应该更偏向于价值结果,中层的总结应该更偏重于任务结果,基层的总结应该更偏向于行为结果

那么,什么是行为结果?任务结果和价值结果?

举个例子,比如你是个培训专员,你是培训管理工作的基层人员,你平时负责的工作主要是组织和运营培训活动,这时候我们应该关注行为结果。


什么是行为结果呢?

就是指具体的行为或者事件,最后得到了什么样的结果。对于基层培训管理人员来说,就是你实施培训的次数,或者经过你手组织培训的参训学员的人数一共有多少。


如果你是个培训主管或者培训经理,也就是你成了培训管理工作的中层人员,起着承上启下的作用,你管理着培训专员,这时候你的总结关注的重点是什么呢?这时候我们应该关注的是任务结果。


什么是任务结果呢?

就是指某一项任务或者某一个项目,最后得到了什么样的结果。对于中层的培训管理人员来说,可以是培训计划完成率、培训课程完成率,这类培训项目整体的完成情况。


如果你是培训总结或者人力资源总监,也就是你成了培训管理工作的高层人员,你管理着培训经理和培训专员,这时候你的总结关注的重点是什么呢?这时候应该关注价值结果。


什么是价值结果?

比如,人才能力的达标率,人才能力达标,代表了员工具备了完成工作需要的效率,等于工作效率的提升;比如,人才梯队完备率,有了完整的人才梯队,重要岗位的人才离职,有后备能力达标的人才及时补充,这时候能够降低人才离职带来的成本损失。


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